Що таке апостиль
Апостиль простими словами: що підтверджує цей штамп, який вигляд має з QR-кодом за новим порядком, скільки діє і на які документи його не ставлять.
Що саме підтверджує апостиль
Стаття 5 конвенції називає три речі: справжність підпису, якість, в якій діяв той, хто підписав, і справжність печатки або штампа на документі. Змісту документа в цьому переліку немає. Тому апостиль на дипломі не означає, що диплом визнали за кордоном, а апостиль на довідці не доводить, що написане в ній правда. Визнання диплома, потребу в перекладі і те, наскільки свіжим має бути документ, вирішує вже приймальна сторона, і це окремі питання.
Як виглядає апостиль
Зразок задано додатком до конвенції: квадрат зі стороною не менше 9 сантиметрів, згори французьке слово Apostille і посилання на конвенцію 1961 року. Під заголовком десять пронумерованих рядків: країна, хто підписав документ, в якому статусі він діяв, чия на документі печатка, далі місто, дата, хто засвідчив, номер, печатка і підпис того, хто засвідчив. Заповнюють їх мовою органу, який видає апостиль, типові слова можуть дублюватися другою мовою. Штамп ставлять на вільному від тексту місці, на звороті або на окремому аркуші, який підшивають до документа.
Що змінилося в апостилі в 2026 році
Міністерство юстиції перейшло на новий порядок: наказ № 3177/5 від 20 листопада 2025 року. Тепер апостиль формують в Електронному реєстрі апостилів, і на ньому зʼявилися QR-коди: окремі в підпису і печатки органу, який його видав, і свій у кожного апостиля. За цим кодом справжність можна перевірити на спеціальному сайті, а в апостилів, проставлених із 1 березня 2026 року, під час перевірки видно ще й скан-копію самого документа. Строк розгляду в цьому відомстві тепер до трьох робочих днів.
Скільки діє апостиль
У тексті конвенції строку дії в апостиля немає. Строк буває у вимог приймальної сторони. Установа може попросити документ, не старший за певну кількість місяців, і тоді новий документ із новим апостилем потрібен не тому, що штамп застарів, а тому, що застарів сам документ. Тож до замовлення варто запитати в приймальної установи, чи є в неї таке обмеження.
Чим апостиль відрізняється від легалізації та перекладу
Легалізація — це засвідчення тих самих підпису й печатки консулом країни призначення. Конвенція замінила її одним штампом, тому між її учасниками консул зазвичай не потрібен. Виняток рідкісний: одна країна могла заперечити проти приєднання іншої, це допускає стаття 12, і тоді конвенція між ними не діє. А до країни поза конвенцією документ і далі йде через консульську легалізацію. Якщо між країнами діє договір, який скасував такі формальності, апостиль не потрібен зовсім: це прямо передбачає стаття 3. Переклад — третя, окрема річ. Штамп нічого не перекладає, а чи потрібен переклад і хто має його робити, визначає країна, куди ви подаєте документ.
На які документи апостиль не ставлять
Конвенція виключає документи дипломатів і консулів, а також адміністративні документи, прямо повʼязані з комерційними чи митними операціями. Українські органи юстиції називають ще оригінали паспортів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на зброю, техпаспортів і посвідчень особи, а також нормативні акти, юридичні висновки й листування. Такі папери можуть прийняти у вигляді нотаріальної копії. Не апостилюють і оригінали документів, виданих установами союзних республік СРСР. Відмовити можуть і у звичайному випадку: якщо документ написаний олівцем, отриманий факсом, не читається через пошкодження або містить незастережені виправлення.
Хто ставить апостиль в Україні
Не той, кого оберете ви, а орган, до якого належить той, хто видав документ: усього їх шість, і докладно вони розібрані на сторінці про те, де поставити апостиль. Перебуваючи за кордоном, документ, який апостилює Міністерство юстиції, можна надіслати поштою до будь-якого відділу ДРАЦС, архівний до Державної архівної служби, а за вас може звернутися представник. Ми беремо це на себе: забираємо оригінал, подаємо, отримуємо і повертаємо вам готовий документ.
Що таке апостиль: розрахувати вартість і строк
Відповімо в робочий час і скажемо, що саме потрібно у вашому випадку.
+38 (097) 99-88-669